Datenschutzordnung der Humanistischen Union

beschlossen auf der 19. Delegier­ten­kon­fe­renz der HU am 19. Juni 2005 in Mainz, zuletzt geändert auf der Mitglie­der­ver­samm­lung am 10. Juni 2018 in Berlin.

1 Allge­meines / Verant­wort­liche Stelle

In der Humanis­ti­schen Union e.V. (HU) werden durch die Bundes­ge­schäfts­stelle sowie die Orts-, Regio­nal- und Landes­ver­bände perso­nen­be­zo­gene Daten von Mitglie­dern und externen Personen erhoben, verar­beitet und genutzt.

Die verant­wort­liche daten­ver­a­r­bei­tende Stelle ist:

Humanis­ti­sche Union
Bundesgeschäftsstelle
Greifs­walder Str. 4
10405 Berlin
Tel.: 030 / 204 502 56
Fax: 030 / 204 502 57
E-Mail: service@humanistische-union.de

Nach Maßgabe der Europä­i­schen Daten­schutz-­Grund­ver­ord­nung (DSGVO) sowie des Bundes­da­ten­schutz­ge­setzes (BDSG) verpflichtet sich die HU, die Speiche­rung perso­nen­be­zo­gener Daten möglichst sparsam und trans­pa­rent vorzu­nehmen und dem Recht auf infor­ma­ti­o­nelle Selbst­be­stim­mung umfas­send Rechnung zu tragen.

2 Zwecke der Daten­ver­a­r­bei­tung

Die Humanis­ti­sche Union erhebt, speichert und verar­beitet perso­nen­be­zo­gene Daten für folgende Zwecke:

  • für die Organi­sa­tion des Vereins­le­bens: zur Vorbe­rei­tung und Durch­füh­rung von Aktivi­täten des Vereins; zur Zusam­me­n­a­r­beit der Mitglieder in Orts-, Regio­nal- und Landes­ver­bänden; zur Durch­füh­rung von Abstim­mungen und Wahlen;
  • für den Lastschrif­t­einzug von Beiträgen und Spenden, deren ordnungs­ge­mäße Verbu­chung und Beschei­ni­gung sowie die Trans­pa­renz in Bezug auf Großspenden;
  • für die Ankün­di­gung, Bewer­bung und Verbrei­tung von Aktivi­täten des Vereins sowie die allge­meine Öffent­lich­keits­a­r­beit des Vereins;
  • für das Einwerben von Spenden;
  • für die Netzwerk- und Lobby­a­r­beit: den Austausch, die Vernet­zung und Koope­ra­tion mit anderen Organi­sa­ti­onen sowie politisch Aktiven;
  • für die Abwick­lung kosten­pflich­tiger Abonne­ments und Bestel­lun­gen.

beschlossen auf der 19. Delegier­ten­kon­fe­renz der HU am 19. Juni 2005 in Mainz, zuletzt geändert auf der Mitglie­der­ver­samm­lung am 10. Juni 2018 in Berlin.

3 Betrof­fene Personen

Die Humanis­ti­sche Union erhebt, speichert und verar­beitet perso­nen­be­zo­gene Daten für folgende Perso­nen­grup­pen:

  1. Mitglieder und Förderer des Vereins (die ihren Beitritt zum Verein erklärt haben)
  2. Spender*innen (die nament­lich an den Verein gespendet haben)
  3. Inter­es­sierte (die sich für die Arbeit des Vereins und einzelne Themen­/Ak­ti­vi­täten inter­es­sieren)
  4. Presse­kon­takte (die sich aus unserer Öffent­lich­keits­a­r­beit ergeben)
  5. Multi­pli­ka­tor*innen und Kontakt­leute (mit denen wir im Rahmen unserer Netzwerk-/Lob­by­a­r­beit koope­rieren)
  6. Autor*innen (die an Publi­ka­ti­onen des Vereins mitge­wirkt haben)
  7. Referent*innen (die zu Veran­stal­tungen des Vereins beige­tragen haben)
  8. Kund*innen (die Publi­ka­ti­onen und andere kosten­pflich­tige Materi­a­lien bestellen)
  9. Abonnent*innen der Zeitschrift vorgänge
  10. Liefe­rant*innen und Auftrag­neh­mer*innen (mit denen der Verein Geschäfts­be­zie­hungen unter­hält).

Die Erhebung basiert für die Mitglieder und Förderer (I.) sowie Kund*innen (VIII.) und Abonnent*innen (IX.) auf Art. 6 Abs. 1 lit. b) der DSGVO (zur Abwick­lung der Vereins­mit­glied­s­chaft bzw. Bestel­lungen) bzw. auf Art. 6 Abs. 1 lit. f) für alle anderen genannten Perso­nen­grup­pen.

4 Arten perso­nen­be­zo­gener Daten

Die Humanis­ti­sche Union speichert in ihrer Adress­da­ten­bank folgende Infor­ma­ti­o­nen:

  • Name, Anschrift und Kontakt­daten (Telefon, Fax, E-Mail, Socia­l-­Me­dia- und Inter­net­adressen),
  • ggf. Mitglieds­-/S­pen­der­nummer,
  • Geburts­datum,
  • Angaben zu Eintrit­t/Austritt,
  • Austritts­grund,
  • Zuord­nung zu Regio­na­l­ver­bän­den/­Wahl­be­zirken,
  • Funkti­onen inner­halb des Verbandes,
  • Angaben zu Mitglie­der­bei­trägen bzw. regel­mä­ßigen Spenden und deren Bezah­lung,
  • Bank- und Konto­daten (bei Lastschrift­zah­lung der Beiträ­ge/re­gelm. Spenden),
  • Zahlungs­daten (wer, wann, wieviel, wofür zahlt/s­pendet),
  • thema­ti­sche Inter­essen (zu den Arbeits­ge­bieten des Vereins),
  • Bezug von Publi­ka­ti­onen (z.B. Vereinszeit­schrift, vorgänge, Grund­rech­te-Re­port)
  • Bezug von Infor­ma­ti­ons­ver­tei­lern (Newsletter, Presse­mit­tei­lungen, Veran­stal­tungs­ein­la­dungen),
  • Inter­es­se/­Teil­nahme an Projekten der HU (Aktionen, Publi­ka­ti­onen, Veran­stal­tungen).

Darüber hinaus speichert die Geschäfts­stelle der Humanis­ti­schen Union die elektro­ni­sche, gedruckte und geschrie­bene Korre­spon­denz mit Mitglie­dern und Exter­nen.

Welche Daten standard­mäßig für welche Perso­nen­gruppen erfasst werden, ist in einer Übersicht als Anlage 1 zu dieser Daten­schutz­ord­nung aufge­lis­tet.

Sonstige Infor­ma­ti­onen zu den Mitglie­dern und Infor­ma­ti­onen über Nicht­mit­glieder werden von dem Verein grund­sätz­lich nur erhoben, sofern sie für die Erfül­lung des Vereins­zwecks nach Maßgabe der Satzung erfor­der­lich sind (z.B. für Öffent­lich­keits­a­r­beit und Spende­n­ak­quise) und keine Anhalts­punkte bestehen, dass die betrof­fene Person ein schutz­wür­diges Inter­esse hat, das der Nutzung entge­gen­steht.

5 Daten­si­cher­heit

Die elektro­nisch gespei­cherten perso­nen­be­zo­genen Daten werden durch geeig­nete techni­sche und organi­sa­to­ri­sche Maßnahmen vor der Kennt­nis­nahme Dritter geschützt.

Alle oben genannten Infor­ma­ti­onen sind nur den Beschäf­tigten der Bundes­ge­schäfts­stelle, dem Bundes­vor­stand (auf Nachfrage) sowie ggf. den Beauf­tragten der jewei­ligen Orts-, Regio­nal- oder Landes­ver­bände (s. Abschnitt 7) zugäng­lich.

Alle Personen, die im Rahmen ihrer Tätig­keit in der Bundes­ge­schäfts­stelle der HU oder aufgrund ihrer Funkti­onen im Verein mit perso­nen­be­zo­genen Daten arbeiten, sind zuvor durch eine entspre­chende Erklä­rung auf die Einhal­tung des Daten­ge­heim­nisses und der Daten­schutz­ord­nung zu verpflich­ten. Dabei sind sie über die konkreten Regeln für die Kontrolle des Zugangs und Zugriffs, der Erhebung und Weiter­gabe von Daten sowie der Entsor­gung von Daten­trä­gern zu unter­rich­ten.

Diese Regeln sind in einer Arbeits­an­wei­sung nieder­ge­legt, welche von der Bundes­ge­schäfts­füh­rung erstellt und aktua­li­siert wird. Bei der elektro­ni­schen Übermitt­lung von perso­nen­be­zo­genen Daten ist beson­ders darauf zu achten, dass durch geeig­nete Verschlüs­se­lungs­ver­fahren keine Einsicht­nahme Dritter möglich ist.

6 Rechte der Betrof­fenen

Alle von unserer Daten­ver­a­r­bei­tung Betrof­fenen können jeder­zeit folgende Rechte gegen­über der der Humanis­ti­schen Union geltend machen:

  • Auskunft und Trans­pa­renz: Sie können Auskunft über die von Ihnen gespei­cherten Daten, den Grund der Speiche­rung, den Verwen­dungs­zweck sowie ggf. erfolgte Weiter­gaben an Orts-/ Regio­nal-/ Landes­gruppen des Vereins verlan­gen. 
  • Berich­ti­gung: Sie können jeder­zeit falsche Angaben korri­gieren lassen.
  • Sperrung / Löschung: Sie können jeder­zeit der Speiche­rung, Nutzung oder Weiter­gabe Ihrer Daten bei uns wider­spre­chen. Sofern unserer­seits keine recht­liche Verpflich­tung bzw. Notwen­dig­keit für die Speiche­rung besteht (das gilt nur für einige Daten im Rahmen einer beste­henden Vereins­mit­glied­s­chaft, bei offenen Beitrags­for­de­rungen bzw. für die Aufbe­wah­rungs­frist von Zahlungs­daten), werden wir diesem Wunsch vorzugs­weise durch Löschung nachkom­men. 
  • Daten­mit­nahme: Sie können jeder­zeit einen elektro­ni­schen Daten­auszug Ihrer Adress- und Kontakt­daten von uns im csv-Format erhal­ten.

Wir bemühen uns, allen Anliegen auf Auskunft, Berich­ti­gung und Löschung inner­halb von fünf Werktagen zu entspre­chen.

7 Übermitt­lung perso­nen­be­zo­gener Daten

Die Übermit­te­lung perso­nen­be­zo­gener Daten, die bei der Humanis­ti­schen Union gespei­chert sind, ist nur in folgenden Fällen gestat­tet:

a) Für die regio­nale Arbeit der HU werden perso­nen­be­zo­gene Daten von Mitglie­dern und ggf. von Spender*innen sowie Inter­es­sierten an die Beauf­tragten in den Orts-, Regio­nal- und Landes­ver­bänden weiter­ge­ge­ben. Diese Beauf­tragten sind zuvor schrift­lich darauf verpflichten, dass:

  • sie die ihnen überlas­senen Daten ledig­lich für verband­s­in­terne Zwecke (zur Vorbe­rei­tung und Durch­füh­rung von Aktivi­täten Ihrer regio­nalen HU-Gruppe) verwenden dürfen
  • die Daten nicht an Dritte übergeben werden dürfen
  • eventuell bekannt gewor­dene Korrek­turen sowie alle Ersuchen um Sperrung bzw. Löschung an die Bundes­ge­schäfts­stelle zu übermit­teln sind
  • eine etwaiger Daten­ver­lust oder der Zugriff unberech­tigter Dritter inner­halb von 48 Stunden der Bundes­ge­schäfts­stelle anzuzeigen ist
  • die Daten beim Beenden der Vereins­funk­ti­onen bzw. der Mitglied­s­chaft rückstands­frei zu löschen bzw. an die Bundes­ge­schäfts­stelle zu übergeben sind.

b) Für die Abwick­lung von Massen­-­Post­sen­dungen nutzen wir ein einen Dienst­leister, der das Verpa­cken, Frankieren und Einlie­fern der Sendungen für uns übernimmt. Zu diesem Zweck werden dem Dienst­leister die Adress­daten der Empfän­ger*innen in verschlüs­selter Form überge­ben. Die Firma ist durch einen schrift­li­chen Vertrag verpflichtet darauf zu achten, dass: sie das Daten­ge­heimnis einhalten muss; sie die übermit­telten Daten nur für die Ausfüh­rung der beauf­tragten Leistungen nutzen darf; eine Weiter­gabe der Daten unter­sagt ist sowie die übermit­telten Daten nach der Ausfüh­rung des Auftrags zu löschen sind.

c) Für den Betrieb ihrer Weban­ge­bote greift die Humanis­ti­sche Union auf einen Hosting-­Dienst­leister zurück. Im Rahmen dieser Weban­ge­bote werden von den Besucher*innen der Webseite perso­nen­be­zo­gene Daten erhoben und gespei­chert. Die Speiche­rung erfolgt auf den vom Dienst­leister bereit­ge­stellten Servern in sog. Logfiles (Proto­koll­da­teien) sowie in Cookies auf Ihrem Endge­rät. Die Daten­spei­che­rung dient der Bereit­stel­lung bzw. Auslie­fe­rung der Online­dienste für die Benut­zer*innen, der Absiche­rung der Funkti­ons­fä­hig­keit dieser Dienste sowie der Sicher­heit der infor­ma­ti­ons­tech­ni­schen Systeme.

Zusätz­lich fallen bei der Nutzung von Webfor­mu­laren, bei Online-S­penden sowie Bestel­lungen im Online-­Shop der Webseite Daten an, die zur Bearbei­tung der entspre­chenden Anfragen, der Zahlungs­auf­träge sowie der Bestel­lungen benötigt werden. Um welche Daten es sich im Einzelnen handelt; wie sie genutzt und wie lange sie gespei­chert werden, erklärt eine Übersicht in Anlage 3 dieser Daten­schut­z­er­klä­rung.

d) Für den Lastschrif­t­einzug von Mitglieds­bei­trägen und freiwil­ligen Spenden übermit­teln wir die Zahlungs- und Konto­daten der Betref­fenden an unsere Bank. Für die Abwick­lung von Online-S­penden im SEPA-Last­schrift­ver­fahren nutzen wir einen Service zum Lastschrif­t­einzug unserer Bank. Dabei werden die Zahlungs­daten der Spender*innen nach der Eingabe auf unserer Webseite automa­tisch an die Bank übermit­telt. Die Zahlungs- und Konto­an­gaben werden von uns nur zu Proto­koll­zwe­cken gespei­chert. Die Bank speichert diese Daten ausschließ­lich zur Abwick­lung der Zahlungs­vor­gänge und hat sich verpflichtet, die Daten nach der Leistungs­er­brin­gung zu löschen.

Für die unter b) bis d) beschrie­benen Fälle der Auftrags­ver­a­r­bei­tung liegen schrift­liche Verein­ba­rungen vor, mit denen die jewei­ligen Auftrag­neh­mer*innen auf die Zweck­bin­dung der Daten, das Verbot einer ander­wei­tigen Nutzung oder Weiter­gabe der Daten, die Absiche­rung der Daten gegen unbefugten Zugriff sowie die Lösch­fristen verpflichtet wurden.

Eine Weiter­gabe perso­nen­be­zo­gener Daten an Dritte außer­halb der hier beschrie­benen Fälle setzt die vorhe­rige Zustim­mung der/des Betref­fenden voraus.

8 Veröf­fent­li­chung perso­nen­be­zo­gener Daten

Für die Zusam­me­n­a­r­beit in Orts-, Regio­nal- und Landes­ver­bänden, für die Vermitt­lung von Kontakten bei der Öffent­lich­keits­a­r­beit und die Koope­ra­tion mit anderen Verbänden führt die Bundes­ge­schäfts­stelle ein Verzeichnis von Kontakt­per­sonen, deren Kontakt­daten (Name, Anschrift, Telefon, Fax, E-Mail) ohne vorhe­rige Rückfrage an Inter­es­sierte weiter­ge­geben werden dürfen. Dieses Verzeichnis kann in geeig­neter Form im Internet publi­ziert werden. Für die Aufnahme in dieses Verzeichnis ist die vorhe­rige schrift­liche Zustim­mung der Mitglieder einzu­ho­len. Die Betref­fenden sind über die Risiken einer solchen Veröf­fent­li­chung ihrer Daten zu infor­mie­ren. Sie können ihre Aufnahme in diese Verzeich­nisse jeder­zeit gegen­über der Bundes­ge­schäfts­stelle wider­ru­fen.

Für Beiträge in der Verbands­zeit­schrift „Mittei­lungen“ mit perso­nen­be­zo­genen Daten ist die Einwil­li­gung der Betrof­fenen zur Veröf­fent­li­chung einzu­holen, da diese Texte auch im Internet publi­ziert werden.

Eine Veröf­fent­li­chung perso­nen­be­zo­gener Mitglie­der­daten außer­halb der hier beschrie­benen Fälle setzt die vorhe­rige Zustim­mung der/des Betref­fenden voraus.

9 Löschung der Daten

Für die verschie­denen Perso­nen­gruppen gelten standard­mäßig folgende Lösch­fris­ten:

  • Mitglieder / Förde­rer: 10 Jahre nach ihrem Austritt aus dem bzw. ihrer letzten Zahlung an den Verein 
  • Spender*in­nen: 10 Jahre nach ihrer letzten Zahlung an den Verein 
  • Inter­es­sierte: 5 Jahre nach ihrem letzten Kontakt mit dem Verein.

Darüber hinaus und für alle anderen Gruppen prüfen die Mitar­bei­ter*innen der Bundes­ge­schäfts­stelle jährlich, inwie­fern perso­nen­be­zo­gene Daten für die jewei­ligen Zwecke nicht mehr erfor­der­lich sind und gelöscht werden können.