Was ist ELENA?
Was verbirgt sich hinter der Bezeichnung ELENA? Wer ist davon betroffen? Welche Daten werden gespeichert?
Die Abkürzung ELENA steht für den ELektronischen EntgeltNAchweis. ELENA ist die Weiterentwicklung des schon unter der rot-grünen Regierung vorangetriebenen JobCard-Projekts.
Seit 1. Januar 2010 sind alle Arbeitgeber verpflichtet, für jeden ihrer Beschäftigten monatlich einen festgelegten Datensatz über das Arbeitsentgelt und zahlreiche weitere Arbeitnehmerdaten an die Deutsche Rentenversicherung zu übermitteln, den diese in einer zentralen Stelle speichert. Betroffen sind alle ca. 36 Millionen Arbeitnehmer/innen in Deutschland einschließlich der geringfügig Beschäftigten (außer in Privathaushalten), BeamtInnen, Richter/innen und SoldatInnen.
Die Datensammlung soll die bislang auf Papier erstellten Arbeits- und Verdienstbescheinigungen des Arbeitgebers ersetzen, die beim Beantragen bzw. beim Bezug von Arbeitslosengeld, Übergangsgeld, Berufsausbildungsgeld, Wohngeld und Elterngeld von den Bürger/innen vorgelegt werden müssen. Es ist geplant, in Zukunft weitere Bescheinigungen und Sozialleistungen in das ELENA-Verfahren miteinzubeziehen wie z.B. BAföG, Prozesskostenhilfe, Arbeitslosengeld II.
Sämtliche Daten werden verschlüsselt und unter Pseudonym bei der sog. Zentralen Speicherstelle gespeichert. Eine Zuordnung der Daten zu einer bestimmten Person soll nur über die sog. Registratur Fachverfahren möglich sein, die die Pseudonyme verwaltet. Ein Datenabruf soll nur erlaubt sein, wenn der betroffene Bürger mit seiner Signaturkarte, also seinem Schlüssel, die erforderlichen Daten gegenüber der zuständigen Stelle (Bundesagentur für Arbeit, Elterngeldstelle etc.), freigibt.
Rechtsgrundlage
Bundestag und Bundesrat haben im März 2009 das ELENA-Verfahrensgesetz beschlossen (BGBl I Nr. 17 v. 1.4.2009, S. 634 ff.), das das Verfahren des elektronischen Entgeltnachweises im Sozialgesetzbuch IV regelt (§§ 95-104). Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales hat Ende Februar 2010 mit Zustimmung des Bundesrates eine Rechtsverordnung erlassen, in der Form und Inhalt der zu übermittelnden Daten näher bestimmt sind.
Ziele des ELENA-Verfahrens
Nach Auffassung der Bundesregierung diene ELENA dem Bürokratieabbau und könne Kosten bei Arbeitgebern und der Verwaltung einsparen, wenn künftig auf Papierbescheinigungen verzichtet wird. Zudem könnten Anträge auf Sozialleistungen schneller und fehlerfreier bearbeitet werden. Für die Bürger/innen würde die Antragstellung z.B. von Arbeitslosen- oder Wohngeld zudem diskreter, da sie nicht mehr bei ihrem (ehemaligen) Arbeitgeber wegen einer Arbeitsbescheinigung vorstellig werden müssten. Nach Einbeziehung aller Sozialleistungen sei ELENA schließlich geeignet, Leistungsmissbrauch weitgehend auszuschließen.
Welche Daten werden gespeichert?
In Form von einzelnen Datenbausteinen und Datenfeldern werden unter anderem Name, Geburtsdatum, Anschrift, Steuerklasse und Kinderfreibeträge des Beschäftigten, Angaben zum Arbeitgeber, zur Tätigkeit, zu Art und Höhe der Entgelte, den abgeführten Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen, Art und Umfang von Fehlzeiten, Abmahnungen, Entlassungen/Kündigungen und deren Gründe erfasst. Dabei handelt es im Wesentlichen um Angaben, die bislang – allerdings nur wenn sie benötigt wurden – mit den amtlichen Formularen erhoben wurden, bspw. denen der Bundesagentur für Arbeit oder der Wohngeldstelle.
Wie lange werden die Daten gespeichert?
Die einzelnen Daten werden solange gespeichert, wie sie für eine Entgeltbescheinigung zum Bezug von Arbeitslosengeld, Wohngeld, Elterngeld etc. benötigt werden. Sie werden jedoch spätestens nach Ablauf von fünf Jahren gelöscht. Die Löschung soll jeweils automatisch und feldgenau erfolgen. Das heißt, ein Datum bleibt solange gespeichert, wie es im längsten Fall potentiell benötigt wird. Das ist bei den einzelnen Sozialleistungen jedoch sehr verschieden und kann bei der Berechnung des Arbeitslosengeldes tatsächlich bis zu fünf Jahre zurückreichen.
Nach telefonischer Auskunft der Deutschen Rentenversicherung Bund, die für die Umsetzung des ELENA-Verfahrens zuständig ist, werden sämtliche Daten zunächst zwei Jahre gespeichert, unabhängig davon, ob sie benötigt werden oder nicht.
Auskunftsrechte
Jede/r Arbeitnehmer/in hat dem Gesetz nach ab 2010 den Anspruch, bei der Zentralen Speicherstelle und bei der Registratur Fachverfahren zu erfahren, welche Daten über ihn/sie gespeichert sind. Angeblich sei eine Auskunft jedoch erst ab Januar 2012 technisch realisierbar, mit der Begründung, dass die abrufenden Stellen, also die Sozialbehörden, erst ab 2012 auf die Daten zugreifen könnten. Nach Kritik von Bundesrat und Bundesdatenschutzbeauftragtem wird nun an einem Konzept gearbeitet, wie eine „Selbstauskunft“ der Arbeitnehmer über ihre Daten schon vorher gewährleistet werden kann. Allerdings soll diese Auskunft, die dann beim Datenschutzbeauftragten erfolgen wird, erst Mitte 2011 möglich sein.